Henkilötietojen käsittely
Kun käsittelemme henkilötietojasi, noudatamme lainsäädäntöä ja hyvää tiedonkäsittelytapaa. Jalmari Finnen Säätiöllä voi olla lainsäädännön mukaisia tehtäviä, joiden perusteella säätiö voi käsitellä myös henkilötietoja. Niissä tehtävissä, joissa henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen emme tarvitse erillistä suostumusta henkilötietojesi käsittelyä varten. Lakisääteisten velvoitteiden noudattamisen lisäksi Jalmari Finnen Säätiö kerää henkilötietoja joidenkin palveluiden tuottamista varten myös suostumuksesi perusteella. Tällöin pyydämme suostumuksesi tietojesi käsittelyyn ja sinulla on oikeus myös peruuttaa milloin tahansa antamasi suostumus.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihin
Oikeudella saada pääsy omiin henkilötietoihin tarkoitetaan sitä, että sinulla on rekisteröitynä oikeus saada tietää, käsitteleekö Jalmari Finnen Säätiö sinua koskevia henkilötietoja vai ei, sekä saada pääsy näihin henkilötietoihin.
Voit kohdistaa omien tietojen tarkastuspyynnön säätiön rekistereihin. Rekisterit löytyvät tämän sivun lopusta. Kun teet omien tietojen tarkastuspyynnön, Jalmari Finnen Säätiö toimittaa sinulle jäljennöksen niistä henkilötiedoistasi, joihin tarkastuspyyntö on kohdistunut.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Voit tehdä tietopyynnön lähettämällä sähköpostia osoitteeseen finnesaatio@gmail.com. Mikäli viestisi sisältää arkaluonteista, salassa pidettävää tai muutoin sensitiivistä sisältöä tai henkilötunnuksen, pyydämme käyttämään turvasähköpostia.
Tietosuojavastaavan yhteystiedot: finnesaatio@gmail.com, p. 040-7466632
Jalmari Finnen Säätiö sr
Y-tunnus: 0421792-8
Evästekäytänteet
Tietosuojarekisterit
Asiakasrekisteri
Tämä on Jalmari Finnen Säätiön henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste asiakasrekisteristä. Laadittu 1.8.2023. Päivitetty viimeksi 1.8.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Jalmari Finnen Säätiö sr
Soraharjunkatu 2 C
33270 Tampere
finnesaatio@gmail.com
p. 040-7466632
2. Rekisterin nimi
Jalmari Finnen Säätiön asiakasrekisteri
3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai sopimukseen (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a ja b alakohdat).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus liittyy apurahahakemusten vastaanottamiseen ja käsittelyyn.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Apurahan hakijan yksilöintitiedot
- Etunimi ja sukunimi
- Syntymäaika
- Oppilaitos tai organisaatio
- Opintojen vaihe tai työtehtävä
- Apurahan hakijan yhteystiedot
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Apurahan kohteen tiedot:
- Tutkimus- ja hankesuunnitelma
- Apuraha hakemuksen liitetiedot
Hakemukset ja niihin liittyvät tiedot säilytetään niin kauan, kun niiden säilyttäminen on tarpeen lakisääteisten velvotteiden takia. Jalmari Finnen Säätiö julkaisee apurahojen saajien etu- ja sukunimen verkkosivuillaan (finnensaatio.fi) vuosittain.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä apuraha hakemuksen lähettämisen yhteydessä. Tietoja voidaan tarvittaessa täydentää sähköpostitse, puhelimitse, tapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille sopimatta asiasta erikseen, mutta tietoja voidaan jakaa tai julkaista esimerkiksi alihankkijoille.
Tietoja voidaan siirtää rekisterin pitäjän toimesta myös EU:n ja ETA:N ulkopuolelle.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä käsitellään asianmukaisella huolellisuudella. Tiedot suojataan palvelimella ja ajantasaisesta tietoturvasta huolehditaan. Tietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden työnkuvaan asia kuuluu. Mahdolliset paperiset kopiot ja muistiot arkistoidaan lukittuun tilaan ja hävitetään säilytysajan jälkeen.
8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee kirjallisesti esittää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisterissä olevalle henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisterissä olevalle henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Tämä oikeus ei rajoita muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.